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Si vous êtes un Professionnel de santé, ce site peut vous rendre bien des services et vous procurer des économies.
Découvrez en cliquant sur ce lien les AVANTAGES et FONCTIONNALITÉS de ce site !

Conseils d'Utilisation de vos propres fonctionnalités

conseils spécifiques pour une Secrétaire


Vous êtes une nouvelle Secrétaire sur notre site ? Prenez le temps de lire cet article qui va vous illustrer les fonctionnalités qui s'offrent à vous pour vous enregistrer ici, pour vous connecter & déconnecter, puis pour utiliser les différentes fonctionnalités de ce site qui vous reviennent...



PRÉAMBULE IMPORTANT

Comme dirigeant de son officine, le Praticien dispose sur ce site de droits étendus, prioritaires. Nous appliquons ici la règle "Qui peut le plus, peut le moins". Ce qui l'autorise naturellement à :

  • pouvoir évidemment utiliser toutes les fonctionnalités logées dans son Espace Professionnels,
  • mais aussi, et sans aucune manipulation préalable sauf celle d'être toujours connecté, de pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités logées dans votre Espace Secrétaires.

Ce principe n'est pas anodin, et présente bien des avantages et de la simplicité à tout instant :

  1. s'il ne posséde pas de secrétariat affilié à son officine, il pourra tout effectuer lui-même,
  2. s'il posséde un secrétariat affilié à son officine, mais que vous êtes absente ou indisponible, rien ne l'empêchera d'effectuer lui-même la tâche souhaitée. Et sans avoir besoin de se connecter en votre nom.

En présence d'un secrétariat, il est essentiel que des règles de conduite simples et claires du type "qui fait quoi" soient établies entre le Praticien et son secrétariat ... pour ne pas être 2 -ou plus- à effectuer le même travail !



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Commencez par vous Enregistrer sur ce site

Préalablement à cette opération, il vous faut vérifier si l'un des Praticiens pour qui vous travaillez protège ses plannings en vérifiant les adresses mail de ses patients. Pour cela, interrogez chaque Praticien concerné. Si tel est le cas -même pour un seul d'entre eux- demandez à ce Praticien d'exécuter la commande "Gestion des adresses mail des patients (sécurité)" dans l'Espace Secrétaires, et d'ajouter votre propre adresse mail (répétez ceci pour tout Praticien concerné et pour qui vous travaillez).

Sur la page d'accueil du site, vous pouvez observer une partie que nous appelons "Menu" répartie en "Espace Patients", "Espace Professionnels", "Espace Secrétaires", "Communiquer" et un bloc de fonctions consacrées à l'enregistrement d'une personne sur ce site, à sa connexion et à sa déconnexion.
Personne ne peut intervenir activement sur ce site sans s'être préalablement "enregistrée" (une fois et une seule). Ensuite, cette personne devra systématiquement commencer par "se connecter" chaque fois qu'elle viendra sur ce site. Et inversement, "se déconnecter" avant de quitter le site.
Voici les boutons pour s'enregistrer & se connecter/déconnecter :
boutons de connexion et enregistrement
nb: la présentation réelle de ces boutons de connexion et d'enregistrement peut être quelque peu différente selon que vous travaillez avec un ordinateur ou un mobile.
Pour vous déconnecter ultérieurement, cliquez dans le menu principal sur le bouton où est indiqué "Bonjour, ..." (suivi de vos nom & prénom).
Après avoir lancé l'ouverture du site dans votre navigateur internet, cliquez sur le bouton intitulé "S'enregistrer".
Que vous soyez Docteur, Patient ou Secrétaire, cette phase initiale est commune à tous. Un formulaire s'affiche, remplissez-le avec vos informations personnelles :
creer compte (1/2)

Ces informations ne doivent être communiquées à PERSONNE, car tout individu connaissant vos "identifiant & mot de passe" pourraient volontairement ou non massacrer, effacer TOUTES vos données personnelles (ex: suppression complète et définitive de votre compte, donc de l'historique de vos rendez-vous, mais aussi des prochains rendez-vous avec vos Praticiens le cas échéant...)

  1. saisissez votre "nom" suivi de votre "prénom" (et non l'inverse),
  2. ex: Lager Jacques. Regardez l'exemple sur la copie d'écran ci-dessus
  3. saisissez votre "identifiant" en lettres minuscules, et sans caractères spéciaux (il doit ếtre compris comme le mnémonique futur qui vous permettra, suivi de votre mot de passe, de vous "connecter" au site),
  4. saisissez votre mot de passe, et répétez-le à l'dentique plus bas (attention: la saisie est cachée, invisible),
  5. saisissez votre adresse mail,
  6. saisissez enfin le Code de Vérification, noté Captcha :
  7. cliquez à droite de la case à saisir le bouton de flèche circulaire pour afficher un code que vous allez saisir à l'identique dans la case. Si vous avez des difficultés pour bien le lire, cliquez à nouveau sur ce bouton. Ceci vous est exceptionnellement demandé pour protéger le site contre les robots et les spammeurs. Regardez la copie d'écran ci-dessous. Merci.
  8. pour terminer, cliquez sur le bouton "S'enregistrer".

creer compte (2/2)


IMPORTANT : notez bien, et dans un lieu sûr et discret, vos "identifiant" & "mot de passe". Ceci est votre fututre clé pour entrer sur le site !

Dès que l'image popup "Création de compte ..." disparaît de votre écran, vous pourrez vous lancer dans l'utilisation de ce site pour y prendre vos rendez-vous médicaux.

Dans le menu principal, commencez toujours par vous "connecter" (cf. bouton "connexion" dans le menu). Saisissez le formulaire personnel de connexion :

formulaire de connexion compte


Les rubriques concernant votre connexion au site


Saisissez votre "identifiant" puis votre "mot de passe" (cf. données saisies par vous-même lors de votre "enregistrement" sur le site). Sauf erreur de saisie, le site doit vous répondre après connexion en affichant "Bonjour, " suivi de vos nom & prénom.

Vous pouvez noter la présence d'un paramètre complémentaire sous la saisie de votre mot de passe pour la connexion au site, noté : "maintenir la connexion active sur le site". Ce paramètre est intéressant pour les personnes venant souvent sur ce site. Il suffit de "cocher" sa case pour vous éviter d'avoir à saisir vos identifiant & mot de passe chaque fois que vous viendrez sur ce site. Le simple clic sur l'icône, le raccourci ou la saisie de l'adresse du site dans votre navigateur internet vous permettra une connexion personnelle immédiate dès l'affichage du site sur votre écran. Comme professionnelle, n'hésitez donc pas à cocher cette case !

Exceptionnellement et lors de la 1ère connexion uniquement, les règles Européennes relatives à la confidentialité des données personnelles nous obligent à vous demander votre accord. Sur l'écran proposé, vous pouvez fort bien vous contenter de ne cocher que les demandes d'accord et de ne saisir que vos données personnelles complémentaires dont ce site a besoin pour fonctionner : votre Date de Naissance (contrôle légal), et les Code Postal & Ville de votre domicile (pour établir 2 listes de liens rapides pouvant vous aider à tout instant de rechercher des praticiens sur votre ville ou/et sur votre département).


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Gestion des Secrétaires de l'officine

Votre Praticien a besoin de vous affilier, vous rattacher à son officine comme Secrétaire. Pour lui permettre de vous retrouver, le plus simple est que vous apparaîssiez dans la liste de ses patients. Vous allez donc découvrir le site comme un patient et venir prendre un rendez-vous fictif avec le praticien concerné : allez dans le Menu de l'Espace Patients et choisissez la commande "Réserver une visite chez un Nouveau Praticien" (notre conseil: choisissez un créneau horaire éloigné pour ne pas gêner un éventuel patient réel).
Dès la confirmation reçue de votre prise de rendez-vous, informez votre Praticien qu'il peut dès maintenant vous rattacher comme Secrétaire de son officine (cf. commande "Gestion des secrétaires de l'officine" dans son Espace Professionnels. Et demandez-lui de vous prévenir dès qu'il aura bien effectué cette tâche. Alors, n'oubliez pas de venir vite effacer votre rendez-vous fictif (cf. dans le Menu de votre Espace Secrétaires, commande "Modification d'un planning des visites sur Rdv" et choix "Annuler un Rdv").
Et pratiquez ainsi pour tout autre Praticien dont vous êtes la secrétaire et qui utilise notre site de rendez-vous.


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Prise en charge d'un Nouveau Patient

Si vous recevez un appel concernant un Nouveau Patient accepté par le Praticien concerné :

  1. informez-le du site de prise de rendez-vous, en lui communiquant l'adresse internet de ce site,
  2. et ajoutez aussitôt l'adresse mail de ce nouveau patient, si le Praticien sécurise la prise de Rdv par un contrôle préalable des adresses mail de patients (cf. dans l'Espace Secrétaires, la commande "Gestion des adresses mail des patients (sécurité)"). Notez que vous pouvez vérifier dans cette fonctionnalité si l'adresse mail n'existe pas déjà, avant de l'ajouter. La liste des adresses est triée par ordre alphabétique croissant.

Tout oubli de votre part, ou de votre Praticien, empêcherait ce nouveau client de prendre lui-même ses rendez-vous sur internet !


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Consultation du Planning des Visites

nb : comme Secrétaire, vous n'êtes pas directement concernée par cette fonctionnalité. Nous pensons néanmoins qu'il n'est pas inintéressant pour vous de savoir comment votre Praticien suit au jour le jour ses plannings de visites.

Le Praticien trouve cette fonctionnalité toujours en 1ère position dans la liste des commandes disponibles dans le Menu de son Espace Professionnels. Il peut l'activer dès qu'il arrive chaque matin dans son cabinet. Et pour une simple raison pratique, notamment s'il utilise en permanence un logiciel médical dans son cabinet, il a tout loisir d'utiliser ici son smartphone plutôt que son ordinateur. Chacun choisira sa méthode préférée.
Voici ci-dessous les copies d'écran d'un exemple vécu sur smartphone. Nous affichons plusieurs plannings séquentiels :

  1. le planning des visites à venir -de ce jour & des jours suivants : les créneaux horaires concernant les patients pour ce jour sont de couleur BRONZE puis de couleur VERTE pour les jours suivants, et les créneaux indisponibles pour les patients car réservés par vous-même (cf. vos congés, vos déplacements, vos activités personnelles, etc...) sont de couleur BLEUE. Bien évidemment, les visites du moment apparaîssent toujours en tête de ce planning. Il n'y a pas la moindre recherche préalable à effectuer. Vous remarquerez que dans le but de montrer un planning le plus concis possible, toute période contigüe d'indisponibilité du praticien n'est définie à l'écran que par son créneau de début suivi de son créneau final dès que sa durée totale dépasse un créneau horaire de visite,
  2. le planning des visites à domicile : il n'apparaît ici que s'il pratique ce type de visites (absent de votre écran s'il reste vierge, non utilisé), donc quand lui-même -ou vous- le documentez régulièrement (cf. la commande "Modification du planning des visites à domicile" dans le menu de l'Espace Secrétaires). Il s'agit d'une zone de traitement de textes fort simple à entretenir au fil des demandes téléphoniques de vos patients concernés, voire même pendant une visite au cabinet ou à domicile depuis son smartphone,
  3. le planning des visites sur Rdv passées ces 30 derniers jours : elles sont présentées en couleur ROUGE, pour mémoire. Le cas échéant, vous pouvez fort bien ignorer ce dernier planning.

Voici un exemple séquentiel de ces plannings, en version démonstration (tout y est fictif : un seul patient, etc...) et affichés sur smartphone. Notez que ces 3 plannings sont scrollables à l'intérieur de chaque fenêtre respective, et que les informations y sont présentées dans l'ordre chronologique ascendant, croissant des dates pour les visites à venir & dans l'ordre descendant, décroissant des dates pour les visites passées.

plannings des visites patients

la commande à activer dans le Menu de l'Espace Professionnels (cf. curseur de souris)


planning des visites à venir


planning des visites à domicile


planning des visites passées


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Modification d'un planning des visites sur Rdv

Voici un jeu de fonctionnalités que vous utiliserez très fréquemment, et souvent sur un appel téléphonique de Patient :

  • pour donner immédiatement un prochain Rdv à un Patient enregistré et terminant sa visite :
  • très utile dans le cas d'un suivi, et notamment pour un Cabinet Dentaire. Le Patient recevra automatiquement un rappel par mail avant cette nouvelle visite. Pour ce faire, vous choisissez le créneau horaire qui convient au Patient (cf. 2ème tableau des créneaux libres), vous indiquez directement le N° du Patient enregistré sur le site (cf. ce n° est indiqué à côté du Nom du Patient dans les premières lignes du 1er tableau) et le motif. Notez qu'on se dispense d'envoyer simultanément un mail de confirmation au patient puisqu'il se trouve devant vous. Néanmoins, ce patient recevra automatiquement un mail de rappel avent la date de cette nouvelle visite (exactement comme s'il avait réalisé lui-même la prise de rdv par internet sur ce site,
  • pour répondre à un Patient qui veut annuler un Rdv pris sur le site,
  • pour répondre à un Patient qui veut déplacer un Rdv pris sur le site,
  • pour enregistrer un Rdv au Cabinet de la part d'un Patient non informatisé, ... voire trop âgé,
  • pour bloquer une plage entre 2 dates ou entre 2 créneaux horaires choisis :
  • par exemple, une réservation par le praticien pour absence, congés, formation,
  • pour marquer "payé" une précédente visite par téléconsultation (non prépayée lors de la prise du rdv),
  • pour bannir un patient perturbateur :
  • on efface tous ses rdv passés et à venir, son autorisation éventuelle de prise de rdv (cf. contrôle des patients par adresse mail) et on lui interdit toute nouvelle connexion sur ce site. N'employez cette fonctionnalité que très prudemment, notamment sur le N° de créneau utilisé par ce patient pour une réservation de rdv et que vous fournissez pour retrouver ce patient et ainsi effacer tout ce qui le concerne. Vérifiez bien ce n° que vous saisissez avant de valider la fonction de modification ! À utiliser notamment quand un patient prend toute une suite de rdv farfelus : il suffira de saisir le N° de réservation de l'un quelconque de ses rdv pour tout effacer et le bloquer contre toute nouvelle tentative de perturbation,
  • ... et très régulièrement pour venir invalider tous les créneaux d'un nouveau et dernier jour de planning parce-qu'il serait férié (cf. explications plus bas).

Utilisez la fonction de "blocage de plage" chaque fois que cette plage ne peut être disponible pour un Patient cherchant à prendre un rendez-vous : fériée, praticien absent pour divers motifs, etc...

Pour annuler une plage horaire précédemment bloquée pour un Praticien (déplacement, séminaire, formation, ...) : utiliser la fonctionnalité d'annulation d'un rendez-vous mais en spécifiant bien les 2 créneaux de début et de fin de cette plage. Vérifiez bien que le créneau de fin que vous saisissez est supérieur au n° du créneau de début ! Faute de quoi, seul le créneau de début de la plage serait libéré. Et contrôlez bien après traitement que votre travail est correctement effectué.
Notez enfin que lors d'une simple annulation d'un rendez-vous de patient, il vous suffit de préciser son seul n° de réservation (laisser tout simplement le second créneau de fin vierge).

Pour déplacer une telle plage horaire bloquée pour un Praticien : pratiquer successivement en 2 temps (annuler cette plage, puis bloquer la nouvelle plage).

Comprenez bien que pour interdire à tout patient de venir lui-même bricoler le planning (ex. je réserve, je modifie, j'annule, etc...), il n'est autorisé qu'à réserver lui-même un rendez-vous aux heure & date souhaitées. Toute modification ultérieure quelle qu'elle soit ne peut être réalisée que par vous-même, ou le Praticien lui-même s'il n'a pas de secrétariat. En agissant ainsi, vous vous assurez de la tenue d'un planning toujours propre et fonctionnel. Tout en réfreinant les annulations & modifications abusives de tout genre.

modif planning visite sur rdv

la commande à activer dans le Menu de l'Espace Secrétaires (cf. curseur de souris)


rdv à venir

les Créneaux horaires déjà occupés (copie écran)


créneaux libres pour rdv

les créneaux horaires encore libres (copie écran)


commandes de modifications des rdv (1/2)

commandes de modifications des rdv (2/2)

les actions d'ajouts et modifications possibles (copie écran)


Les plannings de visites glissent automatiquement chaque nuit : un nouveau jour de planning avec ses créneaux vierges est créé pour chaque Praticien, et le jour d'historique le plus ancien est effacé. En vitesses de croisière, vous vous retrouvez avec 30 jours d'historique et 90 jours de planning disponibles pour les prises de rdv par internet.
Pensez à vérifier, chaque matin par exemple, si la dernière journée ainsi créée dans la nuit précédente ne serait pas un jour non travaillé (ex: jour férié, absence du praticien, etc...). Pour ce faire, placez-vous en position de modification du planning des visites sur rdv de votre pgreenraticien, et scrollez le second tableau des créneaux libres jusqu'en bas. Vérifiez en la date, et le cas échéant, effectuer un blocage de la plage incluant les créneaux de ce dernier jour chaque fois que les Rdv seront impossibles ce jour-là. Tout en documentant le motif de ce blocage.
Notez que les jours non travaillés dans le paramétrage d'une officine sont automatiquement exclus du planning correspondant (vous n'avez donc pas à intervenir sur ces jours. Ex: samedi, dimanche, ...).


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Notification de l'absence d'un Patient à un Rdv

Cette fonctionnalité vous permet de pointer le créneau de visite réservé par un Patient pour lequel il ne s'est pas présenté. Vous allez pouvoir :

  • modifier automatiquement le motif de cette visite par le libellé "ABSENCE INJUSTIFIÉE",
  • envoyer, si souhaité, immédiatement et automatiquement un mail de rappel à l'attention du Patient.

Dès lors, cette visite précise sera conservée de façon indélébile pour apparaître très visiblement -en couleur rouge- dans tout suivi du Patient (cf. suivi par le patient de ses rdv, recherche de tous les rdv d'un patient, etc...).


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Modification d'un planning des visites à domicile

Notez que dans tous les cas de figure ce planning est disponible en standard, pré-créé et à l'état vierge. Vous ne trouverez donc pas sur ce site une fonctionnalité dédiée à la création initiale de ce planning. Si votre Praticien affilié pratique les visites à domicile, il vous suffit alors d'activer directement cette fonctionnalité de "Modification du planning des visites à domicile" quand un patient vous demande au téléphone un nouveau rendez-vous à domicile, et d'y noter -comme avec un simple traitement de textes- les informations nécessaires à votre praticien pour honorer en temps utile ladite visite.

Voici un exemple de planning des visites à domicile en cours de modification :
planning visites à domicile

une modification de planning des visites à domicile (copie écran)


N'hésitez pas à disposer en permanence dans ce planning de 2 ou 3 semaines successives et à venir, voire plus si nécessaire. Structurez bien chaque semaine de la même façon, et séparez les bien pour une bonne lisibilité du Praticien. Et purgez, effacez de temps à autre les semaines passées. Elles n'ont rien à faire ici, sauf à perturber et gêner votre Praticien : l'idéal étant pour lui de tomber directement sur la semaine en cours dès qu'il consulte son planning !

Dans le cas où votre praticien ne pratique pas les visites à domicile, vous pouvez ignorer cette fonctionnalité inutile pour vous. Il suffit de ne jamais saisir la moindre information dans le corps du texte du Planning des visites à domicile d'un praticien donné pour que ce planning particulier n'apparaisse pas aux yeux de ce praticien quand il consulte chaque jour son planning de visites.


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Rechercher tous les Rendez-vous d'un patient

Cette fonctionnalité peut vous être bien utile lors de l'appel téléphonique d'un patient perdu dans ses divers rendez-vous, et entre ses divers Praticiens. Ou bien souhaitant déplacer un rendez-vous dont il a oublié le créneau horaire et la date précises.
En saisissant simplement le nom de ce patient, voire même seulement quelques caractères successifs pris dans son nom, vous obtiendrez immédiatement toute la chronologie précise, détaillée de ses rendez-vous médicaux.
Relevez alors le rendez-vous concerné s'il convient de le déplacer, activez ensuite votre fonctionnalité de "Modification d'un planning des visites sur Rdv", et effectuer le déplacement.
Bien utile notamment dans le cadre d'un Cabinet de Groupe.


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Mailing général pour une Secrétaire

D'utilisation fort simple, cette fonctionnalité peut vous servir notamment :

  1. pour informer tous les patients d'un Praticien de l'existence de ce site, et en les invitant à l'utiliser désormais (seulement possible si votre Praticien utilise la protection du site par adresse mail, et que vous avez déjà intégré les adresses mails de tous les patients du Praticien),
  2. pour informer tous les patients d'un Praticien de ses dates de congés, d'une absence exceptionnelle,
  3. pour relancer les patients n'utilisant toujours pas ce site de prise de rendez-vous,
  4. etc...

Voici un exemple de préparation d'un mailing groupé :

saisie d'un mailing général

préparation d'un mailng général (copie écran)


Vous avez toute liberté pour choisir le "sujet du mail général", ainsi que le corps du texte à envoyer. Notez simplement qu'en fin de ce texte, il vous est inutile d'y ajouter une formule de politesse et signature : ce point est automatiquement intégré dans tous vos mails.


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Gestion des Adresses Mail des Patients (sécurité)

Cette fonctionnalité apparaît dans la liste des commandes de votre Espace Secrétaires : elle vous permet d'ajouter ou supprimer une adresse donnée. Mais aussi de réaliser un traitement de masse concernant la totalité des patients d'un praticien.

Si l'un de vos Praticiens utilise cette méthode pour se protéger des spammeurs et autres farfelus qui polluent les sites internet, il vous revient la charge de fournir au site la liste des adresses mails de tous les patients du praticien concerné.
En vitesse de croisière, il vous suffira de venir saisir la seule adresse mail d'un Nouveau Patient (traitement rapide car unitaire). Mais lors de la mise en place initiale, il peut être infiniment plus rapide de pouvoir réaliser automatiquement un traitement de masse à partir d'un fichier des adresses mail des patients.

Pour ce faire, le fichier que vous devez fournir doit respecter les contraintes suivantes :

  1. de type "texte" brut, non Word ou provenant de tout autre traitement de textes,
  2. il peut avoir été saisi manuellement, mais impérativement avec un "simple éditeur de texte" (cf. notepad, editpad, ...),
  3. il peut avoir été créé avec Open Office -ou Libre Office- en prenant la précaution de bien choisir le format satisfaisant quand vous le sauvegardez : choisir "Enregistrer sous ...", cliquez en bas de l'écran sur le bouton "Formats" et choisir impérativement l'option "texte (.txt)"
  4. vous pouvez placer plusieurs adresses par ligne, en séparant 2 adresses contigües par une simple virgule,
  5. ce fichier peut provenir d'un tableur compatible Excel.

N'hésitez pas à nous contacter avant de réaliser cette tâche, et de nous soumettre votre fichier avant tout traitement. Placez-le en pièce jointe à un mail (cf. "Communiquer → Contacter le site par envoi d'un mail" dans le Menu).


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